国家税务总局关于印发《国家税务局系统行政单位会计电算化管理办法》和《国家税务局系统计算机替代手工记账审查规范》的通知

发文文号：国税函[1999]424号 发文单位：国家税务总局 时间:1999-06-16 00:00:00    点击: 332

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：
    为了加强国家税务局系统行政单位会计电算化工作，根据财政部颁布的《会计电算化工作规范》，结合国家税务局系统的实际情况，总局制定了《国家税务局系统行政单位会计电算化管理办法》和《国家税务局系统计算机替代手工记账审查规范》，现印发给你们，请遵照执行。执行中有什么问题，望及时报告。
    省以下单位的会计电算化培训由各地在年内安排，国家税务局系统的计算机替代手工记账工作应于2000年6月底以前完成。请各单位按照上述要求抓紧安排落实。

附件1：国家税务局系统行政单位会计电算化管理办法(试行)

    第一章  总  则
    第一条  为了规范国家税务局系统行政单位会计电算化工作，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化工作规范》和国家税务局系统经费会计制度规定，制定
本办法。
    第二条  国家税务总局财务管理司是国家税务局系统行政单位会计电算化工作的主管部门。国家税务局系统行政单位会计电算化工作采取下管一级的管理方式。
    各单位的行政单位会计电算化工作归口财务部门管理。
    第三条  国家税务局系统行政单位会计电算化管理工作的主要内容是：
    （一）组织本单位会计电算化日常工作，保证电算化系统正常运行；
    （二）研究制定会计电算化发展规划，并组织实施；
    （三）建立健全会计电算化管理制度；
    （四）组织会计人员参加会计电算化知识培训；
    （五）总结、交流、推广会计电算化经验，指导基层单位开展会计电算化工作。
　  第二章  会计电算化岗位设置及职责
  　第四条  为了保证会计数据的安全及符合内部制约制度的要求，根据会计电算化工作流程特点及国家税务局系统财会部门的人员情况，可设置电算化会计主管、会计和出纳三个岗位。
    第五条  电算化会计主管岗位职责。负责设定本单位会计电算化岗位人员的工作权限、会计数据的安全保密和稽核等工作。要求做到：
    （一）合理设置各岗位人员的工作权限。
    （二）定期检查财务管理软件系统的运行日志，督促软件操作及审核人员定期更换操作密码，确保会计电算化系统内会计数据的安全、准确。
    （三）对记账凭证(包括原始凭证)进行审核，并在会计软件中执行审核签字操作。电算化会计主管如授权电算化会计执行审核签字操作，必须在打印的记账凭证上审核、签章。
    （四）对打印输出的会计账簿和报表等进行审核、签章。
    第六条  电算化会计岗位职责。负责录入记账凭证，对经审核无误的记账凭证进行记账、结账，输出记账凭证、会计账簿及报表。负责电算化会计档案的收集、归档、保管及移交等工作。要求做到：
    （一）审核原始凭证，录入记账凭证。对不真实、不合法的原始凭证不予办理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。
    （二）对审核人员发现的录入会计数据错误应及时修改。
    （三）每日操作完毕应及时进行数据备份，每月终了进行结账并对数据进行双备份。
    （四）应根据业务工作量情况，适时对已审核的记账凭证进行记账、输出记账凭证、会计账簿和会计报表。
    （五）月末与出纳核对现金、银行账户余额。对银行存款账户未达账项编制银行存款余额调节表。
    （六）当会计电算化系统的软、硬件发生故障时，应及时通知计算机维护人员排除故障。
    （七）按照规定收集、保管、移交电算化会计档案。
    第七条  电算化出纳岗位职责。要求做到：
    (一)录入、打印现金、银行存款日记账，当日结清现金账。
    (二)月末将银行存款日记账与银行对账单、银行存款账户余额核对。
    第八条  以上三个岗位的设置应符合《会计基础工作规范》的要求，出纳人员不能审核记账凭证和保管会计档案。
    第三章  会计电算化操作的管理
    第九条  会计电算化操作管理是对会计人员操作计算机进行会计核算工作的管理。包括计算机硬件设备日常使用管理、上机操作电算化会计软件和电算化会计业务处理程序管理三方面。
    第十条  计算机硬件设备日常使用管理。
    (一)保护计算机设备，禁止非指定人员操作计算机，会计电算化应专机专用，计算机内不得安装与财务管理无关的软件。
    (二)使用不间断电源，当不间断电源发出停电报警时，应立即把当前操作的文件存盘，再关闭计算机和不间断电源，以避免因电源中断而破坏会计数据。
    (三)定期保养计算机硬件设备，保证硬件系统正常运行。
    (四)保持计算机硬件、不间断电源等设备及周围环境整洁，注意通风、防火、防磁、防雷击、防鼠害、防静电。
    (五)计算机在运行过程中出现硬件故障时，应做好登记并及时通知计算机维护人员处理。
    第十一条  电算化会计软件上机操作管理。
    (一)明确规定上机操作人员对会计软件的操作权限，对操作密码要严格管理。
    (二)操作人员离开计算机时，应按程序规定正常退出会计软件系统，以防止未经授权人员操作会计软件和操作人员越权使用软件。
    (三)每日操作完毕及时进行数据软、硬盘更新备份，每月终了结账后对数据文件进行硬盘和软盘更新双备份。
    (四)健全必要的防病毒措施。安装防病毒卡或使用防病毒软件，并定期进行版本升级。使用所有外来软盘时，必须先对软盘进行病毒检测，防止病毒感染。
    (五)发生数据丢失、混乱等情况，应使用会计软件中的索引功能，或备份数据进行数据恢复。无法自行解决时，做好故障记录，及时通知计算机维护人员解决。
    第十二条  电算化会计业务处理程序管理。电算化会计业务处理应符合《会计基础工作规范》的要求。会计电算化工作的一般流程是：账务系统初始化--录入记账凭证--审核记账凭证--记账--结账--输出记账凭证、会计账簿和报表。
    账务系统初始化。在初次建立会计电算化系统时，需在会计主管授权下，进行会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。
    记账凭证处理。在计算机替代手工记账以后，会计人员录入记账凭证可采取两种方式。一种方式是先手工填制记账凭证，然后再集中录入记账凭证。另一种方式是直接在计算机上填制、录入、打印输出记账凭证，报账人、出纳人员在打印输出的记账凭证上签章后进入审核程序。采用后一种方式，审核人员除在会计软件中执行审核签字操作外，还应在已打印输出的记账凭证上签章。
    第四章  计算机硬件、软件和数据的维护及管理
    第十三条  会计电算化系统的维护是指保证会计电算化系统正常运行的各种工作。主要包括计算机硬件维护、软件维护和数据维护三方面。此项工作由计算机维护人员负责。
    第十四条  计算机硬件设备的维护。
    计算机维护人员在接到会计人员故障通知后，应及时排除故障，并做好检查记录。必要时与硬件生产或销售厂家联系。
    在计算机设备更新、扩充、修复后，计算机维护人员负责硬件和软件的安装和调试。
    计算机维护人员应定期检查不间断电源的工作情况，确保不间断电源的正常运行。
    第十五条  会计软件和系统软件的维护。
    会计软件维护。计算机维护人员在接到会计人员使用软件中发现问题的通知后，应立即帮助解决或通知会计软件公司维护人员到现场解决。
    系统软件维护。检查系统文件的完整性，如系统文件被非正常删除或修改，应尽快恢复，以保证系统软件的正常运行。
    第十六条  会计数据的安全维护。
    为防止计算机病毒对会计数据的破坏，计算机维护人员负责对会计电算化专机安装防病毒软件，并定期检查防病毒软件运行情况和对防病毒软件进行版本升级。
    计算机维护人员在接到会计人员因操作不当、病毒破坏等原因引起数据丢失或混乱的通知后，应负责查明原因，排除故障，恢复数据。如计算机维护人员不能解决，则应向会计软件公司维护人员咨询或通知其到现场解决。
    第五章  电算化会计档案管理
    第十七条  电算化会计档案指会计年度内的全部会计数据。电算化会计档案应有两种形式，存储在软盘或光盘中的会计数据和打印输出的书面会计数据。
    第十八条  打印输出的会计凭证、会计账簿和会计报表，由单位及有关人员签章、装订、造册后存档保管。为保证软盘备份数据的安全，已备份软盘必须写保护、放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。不可对备份磁盘进行操作，以免造成数据缺损。
    第十九条  电算化会计档案的管理按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法执行。
    第六章  替代手工记账的审批
    第二十条  采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。
    第二十一条  替代手工记账的单位，应具备以下条件：
    (一)使用《国家税务局系统财务管理软件》。
    (二)与会计软件匹配的计算机、打印机、不间断电源及系统运行环境，且做到专机使用。
    (三)人员配备合理，会计软件操作人员职责明确，经过会计电算化培训，取得《会计电算化知识培训合格证》(初级)或国税局系统认可的会计电算化培训合格证明。
    (四)会计电算化管理制度健全。管理制度内容包括岗位设置及职责、会计电算化操作、计算机硬件、软件、会计数据维护和会计档案管理等方面。
    (五)使用电子计算机进行会计核算与手工记账并行3个月以上(一般不超过6个月)或跨年度同时运行4个月以上，且计算机与手工数据结果一致，计算机打印输出的记账凭证、会计账簿和会计报表符合国家税务局系统经费会计制度的要求。
    第二十二条  替代手工记账的审批。
    (一)审批权限。国家税务局系统按下管一级的方式，由财务部门进行计算机替代手工记账的审批工作。
    已由地方财政部门验收同意替代手工记账的单位，将验收文书上报后予以认可。
    (二)审查规范。详见《国家税务局系统计算机替代手工记账审查规范》。
    第七章附则
    第二十三条  国家税务总局负责《国家税务局系统财务管理软件》的修改、版本升级工作。
    第二十四条  本办法由国家税务总局发布实施并负责解释。
    第二十五条  各级国家税务局可根据本办法，结合本地区的实际情况制定具体的实施细则，并报上一级国家税务局备案。
    第二十六条  本办法自印发之日起执行。

附件2：国家税务局系统计算机替代手工记账审查规范(试行)

    基层会计单位在具备了《国家税务局系统会计电算化管理办法》(以下简称《电算化办法》)中规定的计算机替代手工记账(以下简称甩账)五个条件后，可向上一级国家税务局财务主管部门或其指定的审批单位提出甩账申请。
    上级财务主管部门在收到基层会计单位甩账的申请以后，组织人员按下列标准、方法及步骤对申请单位进行审查并填写审查记录。
    一、检查会计电算化系统运行环境。包托计算机、打印机、不间断电源和系统软件运行情况。
    (一)计算机。
    1．查看ＣＰＵ和内存情况。进入“Windows95”后，顺序打开“我的电脑”、“控制面版”和“系统”，在“系统属性”的“常规”画面上显示的“系统：”应是“Microsoft Windows95”或以上；显示的“计算机：”应是“Pentium (r)”和“16．0MB RAM”或以上。
    2．查看硬盘驱动器情况。打开“我的电脑”，把鼠标器的光标指在“C：”图标，按鼠标器的右键，在新显示的对话框中选“属性”按鼠标器的左键，在“(C：)属性”的“常规”画面上显示的“容量：”应为“1．0GB”或以上。
    3．查看光盘驱动器情况。确认计算机上安装了光盘驱动器，按动出盘键时，光盘驱动器的盘片托伸缩自如；在“Windows95”中光盘驱动器读盘正常。
    (二)打印机。查看是否可打印A3幅面报表。
    (三)不间断电源。
    1．查看产品型号标称输出功率是否为500W或以上；
    2．检查线路连接顺序是否为“市电--不间断电源--计算机及显示器”。
    3．检测断电状态下能否报警并维持供电5分钟以上。
    (四)系统软件。确认系统为“Microsoft Windows95”或以上。
    以上检查情况填入《系统运行环境及会计应用软件情况表》中。
    二、检查会计软件系统。是否为国税局系统财务管理软件。
    以上检查情况填入《系统运行环境及会计应用软件情况表》中。
    三、检查会计电算化操作人员情况。包括：操作人员培训情况；税务事业费账套内的人员分工、岗位职责情况。
    (一)进入会计软件系统管理模块，查看税务事业费账套内人员分工及各自权限情况。将税务事业费账套的人员分工权限与《电算化办法》中第二章会计电算化岗位设置及职责规定相对照，确认其是否相符。
    (二)查验上述人员是否执有《会计电算化知识培训合格证书》或国税局系统认可的会计电算化培训合格证明。
    以上检查情况填入《操作人员情况表》中。
    四、检查会计电算化管理制度建立及执行情况。会计电算化管理制度包括会计电算化岗位设置及职责、会计电算化操作的管理、计算机硬件、软件和数据维护、电算化会计档案管理等方面的内容。
    (一)会计电算化岗位设置及职责方面包括：
    1．会计电算化工作流程中的各项工作是否全部落实到人。
    2．岗位分工及职责是否合理、明确。
    (二)会计电算化操作管理方面包括：
    1．了解操作人员是否知道计算机病毒的感染途径、如何防止病毒侵入、如何使用防病毒软件。
    2．操作人员上机演示数据备份操作。
    3．操作人员上机演示在发生会计数据混乱、丢失时，如何使用软件中的索引功能，如何使用备份盘进行数据恢复。
    (三)计算机硬件、软件和会计数据维护方面包括：
    1．计算机硬件、软件和会计数据维护是否有固定的人员管理，其职责是否明确。
    2．维护人员是否经过会计软件维护培训并取得《技术支持上岗证》。
    3．维护人员是否掌握计算机、打印机、不间断电源及会计软件公司维护单位的联系电话(及其他联系方式)、联系人等情况。
    4．查看计算机是否安装了正版防病毒软件，且为当时最新版本。了解维护人员是否有正规的防病毒软件升级来源途径。
    (四)电算化会计档案管理方面。计算机与手工记账并行期间，会计档案仍以手工账为准，同时，因计算机记账未满一个会计年度，尚未形成电算化会计档案，因此，此项审查重点是查看电算化会计档案制度是否符合《电算化办法》中第五章电算化会计档案管理的规定，包括：
    1．了解电算化会计档案是否有专人管理。
    2．查看电算化会计档案管理规定是否明确电算化会计档案包括两类，即存储在软盘或光盘中的会计数据和打印输出的书面会计数据。
    3．查看保管条件是否做到防尘、防热、防潮、防磁、防火等。
    将以上检查结果填入《各项管理制度建立及执行情况表》中。
    五、检查计算机与手工记账并行期间会计数据情况。包括计算机与手工记账的并行时间，计算机与手工数据结果，计算机打印输出的记账凭证、会计账簿和会计报表是否符合《国家税务局系统会计制度》的要求。
    (一)计算机与手工记账并行时间否超过3个月。
    (二)计算机与手工记账数据结果是否一致。
    1．选择申请甩账前3个月作为审查期间。
    2．审查税务事业费账套。
    (1)查看会计软件初始化工作完成时的年初余额是否与手工账簿相符，如果初始化开始记账不为年初，还应核对开始记账月份的期初余额是否与手工帐簿相符。
    (2)查看计算机总分类账本期发生额及余额与手工账是否一致。
    (3)查看计算机会计凭证及明细账与手工账是否一致。采取先抽取5个手工会计凭证及相应的明细账样本，在计算机上通过屏幕查询的方法进行核对。
    (4)查看3个月的资产负债表与手工账是否一致。审查自动形成的月报表是否符合国家税务局系统经费会计制度的要求。
    (三)查看打印输出的记账凭证、会计账簿和会计报表是否符合国家税务局系统会计制度的要求。
    将以上检查结果记录在《并行期间会计数据情况表》内。
    审查结束后，根据审查情况分别做出三种报告，即：可以通过的审查报告，需要重大改进、重新审查的报告，不予通过的报告。

附：会计电算化系统运行环境及会计应用软件情况表（略）
　　会计电算化操作人员情况表（略）
　　会计电算化管理制度建立及执行情况表（略）
　　计算机与手工记帐并行期间会计数据情况表（略）

 

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