汇算清缴：如何做好“补贴”的财税处理

日常实务工作中，很多企业涉及职工交通补贴、通讯补贴。这些事项财务人员都熟悉，但却很容易出错。因为，这些补贴发放形式不同，会计处理不同，税务处理不同，关系企业也关系个人，如何处理才能规避税务风险？一起来学习！

 

企业发放的交通补贴、通讯补贴，常见的形式：

 

第一，按月按标准补贴；

 

第二，以票按月按标准报销；

 

第三，以票实报实销。

 

常见问题：这些补贴在企业财务处理中，有的会计列入工资，有的列入福利费，以票报销的交通补贴及通讯补贴未计算代扣代缴个人所得税。

 

风险提示：未按规定税前扣除及代扣代缴个人所得税，涉及纳税调整，补缴税款，滞纳金。

 

财税处理

 

一. 按月按标准发放的交通补贴、通讯补贴如何财税处理？

 

常见问题：此种方式下常见的问题是列入工资还是福利，无区分标准。

 

1、会计处理

 

按月按标准发放的交通补贴、通讯补贴，无论以票报销，还是列表发放，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理。

 

例１：A公司员工手册等明确，员工交通补贴每月500元，通讯补贴每月发放500元，每月列表发放至员工工资卡。企业会计处理如下：

 

借：成本/费用（职工福利费）　　

 

    贷：应付职工薪酬/短期薪酬/职工福利费

 

借：应付职工薪酬/短期薪酬/职工福利费　　

 

    贷：银行存款

 

存在涉税风险点：按月按标准发放的补贴，应作为职工工资，例1的会计处理不正确。政策规定，这种处理作为福利费不能税前扣除，涉及纳税调整，账面及申报表均需调整至工资薪金项目税前扣除。　　

 

企业应作如下处理：

 

借：成本/费用（职工工资）　　

 

   贷：应付职工薪酬/短期薪酬/职工工资

 

借：应付职工薪酬/短期薪酬/职工工资　　

 

   贷：银行存款

 

例2：B公司员工手册等明确每月发放500元交通补贴，500元通讯补贴，员工以交通票及电话费票报销，不论实际消费多少。会计处理如下：

 

借：成本/费用（职工福利费）　　

 

   贷：应付职工薪酬/短期薪酬/职工福利费

 

存在涉税风险点：例2的会计处理不正确，对于按月按标准发放的补贴，无论以票报销还是以货币形式发放，均属于工资范围。政策规定，这种处理作为福利费不能税前扣除，账面及申报表均需调整至工资薪金项目税前扣除，取得发票还存在合规性问题。

 

建议：按月按标准发放交通补贴和餐补的情况，就无需取得发票了，直接列表发放。

 

企业应作如下处理：

 

借：成本/费用（职工工资）　　

 

   贷：应付职工薪酬/短期薪酬/职工工资

 

政策依据：（1）《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》（财企〔2009〕242号）第二条规定，企业为职工提供的交通、住房、通讯待遇，已经实行货币化改革的，按月按标准发放或支付的住房补贴、交通补贴或者车改补贴、通讯补贴，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理；尚未实行货币化改革的，企业发生的相关支出作为职工福利费管理，但根据国家有关企业住房制度改革政策的统一规定，不得再为职工购建住房。　　

 

企业给职工发放的节日补助、未统一供餐而按月发放的午餐费补贴，应当纳入工资总额管理。

 

（2）财政部企业司有关负责人解读企业职工福利费财务管理政策：……六、按照《通知》的规定，企业为职工提供的交通、住房、通讯补贴，应当怎样管理？需要注意哪些问题？　　

 

企业为职工提供的交通、住房、通讯待遇，如果已实行货币化改革的，按月按标准发放或支付的交通补贴或者车改补贴、住房补贴、通讯补贴，无论是直接发放给个人，还是个人提供票据报销后支付的，由于已形成对劳动力成本进行“普惠制”定期按标准补偿的机制，具有工资性质，因此，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理。这与国家统计局关于企业工资总额组成的规定是一致的。

 

2、企业所得税

 

列入企业员工工资薪金制度、固定与工资薪金一起发放的，可作为工资薪金支出扣除。会计与企业所得税处理口径一致。

 

政策依据：（1）《国家税务总局关于企业工资薪金和职工福利费等支出税前扣除问题的公告》（国家税务总局公告2015年第34号）第一条关于企业福利性补贴支出税前扣除问题规定，列入企业员工工资薪金制度、固定与工资薪金一起发放的福利性补贴，符合《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）第一条规定的，可作为企业发生的工资薪金支出，按规定在税前扣除。　　

 

不能同时符合上述条件的福利性补贴，应作为国税函〔2009〕3号文件第三条规定的职工福利费，按规定计算限额税前扣除。

 

（2）《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）第一条的规定，关于合理工资薪金问题。《实施条例》第三十四条所称的“合理工资薪金”，是指企业按照股东大会、董事会、薪酬委员会或相关管理机构制订的工资薪金制度规定实际发放给员工的工资薪金。税务机关在对工资薪金进行合理性确认时，可按以下原则掌握：（一）企业制订了较为规范的员工工资薪金制度；（二）企业所制订的工资薪金制度符合行业及地区水平；（三）企业在一定时期所发放的工资薪金是相对固定的，工资薪金的调整是有序进行的；（四）企业对实际发放的工资薪金，已依法履行了代扣代缴个人所得税义务；（五）有关工资薪金的安排，不以减少或逃避税款为目的。　　

 

第三条关于职工福利费扣除问题规定，《实施条例》第四十条规定的企业职工福利费，包括以下内容：　　

 

（二）为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利，包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。

 

3、个人所得税

 

按月按标准发放的交通补贴、通讯补贴如何缴纳个人所得税？国家规定有标准，但各地政策不一，实践中需关注地方执行口径。

 

国家税务总局：公务用车改革扣除一定标准，省级税务部门测算报批。　　

 

广西自治区：职工通讯费补贴准予在每人每月不超过240元的标准内据实税前扣除。

 

河北省：交通补贴全额的30%作为个人收入并入当月工资薪金所得征收个人所得税。　　

 

……

 

政策依据：（1）《个人所得税法实施条例》第六条规定，个人所得税法规定的各项个人所得的范围：（一）工资、薪金所得，是指个人因任职或者受雇取得的工资、薪金、奖金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得。……

 

（2）《国家税务总局关于个人所得税有关政策问题的通知》（国税发〔1999〕58号）第二条“关于个人取得公务交通、通讯补贴收入征税问题”规定，个人因公务用车和通讯制度改革而取得的公务用车、通讯补贴收人，扣除一定标准的公务费用后，按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。按月发放的，并入当月“工资、薪金”所得计征个人所得税；不按月发放的，分解到所属月份并与该月份“工资、薪金”所得合并后计征个人所得税。　　

 

公务费用的扣除标准，由省级地方税务局根据纳税人公务交通、通讯费用的实际发生情况调查测算，报经省级人民政府批准后确定，并报国家税务总局备案。

 

（3）《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》（国税函〔2006〕245号）规定：因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均应视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。具体计征方法，按《国家税务总局关于个人所得税有关政策问题的通知》（国税发〔1999〕58号）第二条“关于个人取得公务交通、通讯补贴收入征税问题”的有关规定执行。”

 

地方规定，如：《国家税务总局广西壮族自治区税务局关于公务通讯补贴个人所得税有关问题的公告》（广西壮族自治区税务局公告2018年第13号）第二条规定，对公务人员按规定标准取得的公务通讯补贴收入，即：厅级每人每月240元，处级每人每月180元，科级每人每月130元，科员及以下每人每月80元的标准，允许在计算个人所得税税前全额扣除，超出规定标准部分按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。

 

第三条规定，对我区企业职工取得的通讯补贴收入，无论是以现金形式，还是以报销方式取得的通讯补贴收入，在计征个人所得税时，准予在每人每月不超过240元的标准内据实税前扣除，超出规定标准部分按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。

 

二、实报实销手机通讯费的常见问题。

 

在此种方式下，有的企业以个人人名抬头的发票报销，个人有员工也有领导。有的报销发票抬头虽然为企业，但记账凭证摘要注明个人报销手机费。

 

1、会计处理

 

员工自己购买的手机，应属于由个人承担的支出，不得在企业报销，不可以作为通讯费报销。如果企业因工作需要必须为员工配备手机，根据企业会计政策规定，合理确定为固定资产或低值易耗品，发生的通讯费则可凭真实合法有效的凭证报销。会计处理如下：

 

（1）若是企业购置手机：

 

借：低值易耗品/办公用品/手机　　

 

  贷：银行存款

 

（2）个人工作使用并报销通讯费：

 

借：管理费用/通讯费

 

  贷：银行存款

 

在此种方式下，建议企业与通讯公司沟通，将员工手机号绑定公司名下，按实际消费金额开具以单位名称抬头的发票。

 

个人工作及个人消费共用，取得以个人名称抬头的发票，报销部分或实报实消通讯费，会计处理：

 

借：成本/费用/职工福利费

 

  贷：应付职工薪酬/短期薪酬/职工福利费

 

借：应付职工薪酬/短期薪酬/职工福利费

 

  贷：银行存款

 

属于个人消费的通讯费，则不得报销。

 

政策依据：（１）《企业财务通则》第四十六条规定，企业不得承担属于个人的下列支出：……（五）应由个人承担的其他支出。

 

（2）《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》（财企〔2009〕242号）第二条规定，企业为职工提供的交通、住房、通讯待遇，已经实行货币化改革的，按月按标准发放或支付的住房补贴、交通补贴或者车改补贴、通讯补贴，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理；尚未实行货币化改革的，企业发生的相关支出作为职工福利费管理。

 

2、企业所得税

 

实报实销的手机通讯费，与收入有关的合理支出可以税前扣除，报销职工手机费能否在所得税前扣除，目前各地执行的标准不一。

 

北京市：个人报销的通讯费，不能判断其支出是否与企业的收入有关，不予从税前扣除。

 

江西省：个人名头的电话费发票与收入无关，不能税前扣除。　

 

……

 

政策依据：（1）《企业所得税实施条例》第二十七条规定，企业所得税法第八条所称有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出。　　

 

企业所得税法第八条所称合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

 

地方规定，如参考《北京市国家税务局2009年度企业所得税汇算清缴政策问题解答》　问：企业为员工个人报销的通讯费是作为职工福利费还是并入工资总额？

 

答：按照《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）的规定，个人报销的通讯费未列入职工福利费的范围，因此其不能计入企业发生的职工福利费支出从税前扣除。个人报销的通讯费，其通讯工具的所有者为个人，发生的通讯费无法分清是用于个人使用还是用于企业经营，不能判断其支出是否与企业的收入有关，因此应作为与企业收入无关的支出，不予从税前扣除。

 

3、个人所得税

 

对于交通补贴和通讯补贴，无论以票报销，还是现金形式，均属于个人所得，只是取得形式不同，需按照交通补贴和通讯补贴规定（即各地有标准，个人所得税税前扣除标准不同），缴纳个人所得税。

 

政策依据：《个人所得税法暂行条例》第八条规定，个人所得的形式，包括现金、实物、有价证券和其他形式的经济利益。所得为实物的，应当按照取得的凭证上所注明的价格计算应纳税所得额；无凭证的实物或者凭证上所注明的价格明显偏低的，参照市场价格核定应纳税所得额。所得为有价证券的，根据票面价格和市场价格核定应纳税所得额。所得为其他形式的经济利益的，参照市场价格核定应纳税所得额。

 

国家税务总局12366热线（2019年11月29日）问：单位为员工实报实销或限额实报实销部分的因公产生的通讯费是否需要缴纳个人所得税？　　

 

答：根据国税发〔1999〕58号文件第二条规定：个人因公务用车和通讯制度改革而取得的公务用车、通讯补贴收入，扣除一定标准的公务费用后，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。公务费用的标准是由省级税务局根据纳税人公务交通、通讯费用的实际发生情况调查测算，报经省级人民政府批准后确定，并报国家税务总局备案。按照上述规定，企业发放的通讯补贴收入，符合国税发〔1999〕58号文件省税务局确定的标准，可以在税前扣除，超过标准的应并入工资薪金所得计征个人所得税。对于所在省没有扣除标准的，应全额并入工资薪金所得计征个人所得税。

 

总结

 

综上所述，笔者建议，对于各地交通补贴和通讯补贴涉税处理的相关规定，需咨询当地主管税务机关的执行口径。企业报销用途或凭证摘要写清楚办公通讯费，明确企业通讯费发放制度，发票尽可能开具为单位名称，尽量按工资福利税前扣除。税法规定不明确的事项，要靠向明确的税法政策，以降低税务风险。