公司给员工提供宿舍，如何税务处理？

随着跨区域合作及企业规模的扩大，很多企业都需要跨区域开展业务，人员长期外派必然需要保障外派期间的生活及住房。如何解决因长期外派导致的住房问题，不仅是行政人事的难题，也令很多财务人员存有疑惑。

 

目前企业为员工提供住房的形式大概分为三种：

 

1、补贴——公司直接将住房补贴并入员工工资发放；

 

2、免费住房——公司统一租房后提供给员工居住；

 

3、报销——个人自行租房后可凭租房发票到公司报销租金。

 

本文将从两个主要税种，比较三种住房问题处理的涉税差异。

 

企业所得税

 

1、住房补贴并入工资薪金发放

 

符合以下原则的：

 

①企业制订了较为规范的员工工资薪金制度；

 

②企业所制订的工资薪金制度符合行业及地区水平；

 

③企业在一定时期所发放的工资薪金是相对固定的，工资薪金的调整是有序进行的；

 

④企业对实际发放的工资薪金，已依法履行了代扣代缴个人所得税义务；

 

⑤有关工资薪金的安排，不以减少或逃避税款为目的；

 

可将发放的住房补贴作为企业发生的工资薪金支出，按规定在税前扣除。对于国有性质的企业，其工资薪金，不得超过政府有关部门给予的限定数额；超过部分，不得计入企业工资薪金总额，也不得在计算企业应纳税所得额时扣除。

 

因此，国有性质的企业应注意，将住房补贴作为工资薪金支出是否会造成工资总额超标，如超标的话建议仍作为职工福利费处理。

 

2、公司统一租房后提供给员工居住

 

无论公司是与个人房东或是企业房东签订租赁协议，都应该取得正式增值税发票后方可作为企业所得税税前扣除依据。

 

同时，企业支付的房屋租金应当作为住房补贴，计入职工福利费，在不超过工资薪金总额14%的部分可以税前扣除。同时，公司发生的职工福利费，应该单独设置账册，进行准确核算。

 

3、个人自行租房后可凭租房发票到公司报销租金

 

员工取得抬头为个人的租房发票，公司凭该发票为其报销租房支出，不能列入职工福利费，该支出属于与企业无关的支出，不能在税前扣除。

 

因此，员工在租房时应充分和房东沟通清楚，发票抬头需要为任职企业。企业在收到员工发票报销时需要注意发票备注栏及单位名称是否符合要求，同时报销费用也应计入职工福利费，按照标准在税前扣除。

 

个人所得税

 

1、住房补贴并入工资薪金发放

 

员工取得的住房补贴属于工资、薪金所得，同时，公司需要履行个税代扣代缴义务。相比之下，该种方式个税的处理方式是最简单的，只需按工资薪金的个税扣缴流程执行即可。

 

公司为外籍人员发放住房补贴不适用免税规定。

 

2、公司租房免费提供给员工居住

 

个人所得的形式，包括现金、实物、有价证券和其他形式的经济利益。

 

该租房费用属于员工取得的其他形式的经济利益，属于工资、薪金所得范围。公司需将租房费用并入员工工资总额，代扣代缴员工的个人所得税。

 

这种处理方式，重点在于住宿费的分摊。

 

如果多名员工都使用了同一套住房，应需按员工居住天数将房费进行分摊，并将各自的分摊房费计入每位员工的工资薪金；如果实在无法确定入住人员及天数，导致无法准确分摊，极特殊情况下可不并入员工工资计缴个人所得税。

 

外籍员工，其取得免费住房属于以非现金形式取得的住房补贴。

 

如该住房补贴合理，可免缴个人所得税。该员工（纳税人）或公司（扣缴义务人）应在其初次取得的次月进行工资薪金所得纳税申报时，向税务机关提供有关有效凭证及证明资料。主管税务机关应就申报的住房补贴收入逐项审核。对其中有关凭证及证明资料，不能证明其合理性的，主管税务机关应要求纳税人或代扣代缴义务人在限定的时间内，重新提供证明材料。凡未能提供有效凭证及证明资料的补贴收入，主管税务机关有权给予纳税调整。

 

3、个人租房凭租房发票到公司报销

 

员工报销租房费用，不论发票开具的抬头为个人还是公司，圴属于员工取得的工资、薪金所得。公司需将租房费用并入其工资总额，代扣代缴个人所得税。

 

如果员工为外籍人员，外籍人员凭票报销取得的住房费用属于以实报实销形式取得的住房补贴。该住房补贴合理的，免缴个人所得税。员工应按前述向税务机关提交有效凭证和资料。